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聚焦“三民”活动|市政府外办:服务上合峰会两千外宾

2018-12-14 06:20栏目:最新聚焦
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  大众网青岛12月12日讯(记者 王悦音)2018年,青岛因上合峰会名扬海内外。2018年,青岛人民因上合峰会而骄傲自豪。市政府外办根据上合组织青岛峰会筹备委员会和外交部、省市统一部署,在各兄弟部门的大力支持下,全体筹备人员历经290多天的日夜奋战,圆满完成了会务礼宾工作组的重要任务,接待了11个外国领导人、10个国际组织负责人在内的2000多名外宾参会。会议共举办各类活动80多场。

  为完成这项责任重大、使命光荣的任务,市政府外从全省范围内遴选了素质过硬、业务精湛的接待团队,开展了严格的培训和实战演练,建立了高效顺畅的工作机制,热情细致接待外方先遣团,各方面科学高效、严谨细致的工作,确保了外宾接待工作的圆满完成,展现了山东青岛对外开放的良好形象,赢得了参会代表的高度评价和赞赏。

  外宾接待团队的形象代表着青岛形象、山东形象、国家形象。市政府外高标准选拔接待人员,共从省内各地市、市直部门、区市精挑细选了330多名政治素质好、工作责任心强、外事接待经验丰富的同志担任联络员,组建了由10个区(市)、功能区和市直部门牵头的22个“一对一”外宾接待团队。按照个人特长和岗位需要,又将每个接待团队的联络员细分为综合联络员、副联络员、证件联络员、酒店联络员、行李联络员及机场联络员等,实现了定人定岗、定责定位,做到了各司其职、各负其责。

  从高等院校邀请经验丰富的专家和老师,为接待团队进行了礼宾礼仪、外事纪律、机场通关、民族宗教、医疗卫生等10余场专项培训,累计培训2000多人次。为确保接待工作顺畅熟练、一气呵成,组织接待团队多次到会场、酒店、机场、参观场所等开展实地演练,对外宾的行程、作息、饮食、风俗、宗教信仰等反复研究,开展了不计其数的现场演练,试验了各不相同的工作方案,平均每个团队修改接待方案20余稿;对细分的180多个接待要项不断推演打磨,更新完善,将接待活动细化到每一个流程、每项工作任务,每个时间节点,每个工作人员。通过培训和演练,接待人员提高了专业水准,熟悉了接待流程,增强了业务能力,为做好接待工作打下了坚实基础。

  正式会议前,先后接待了外方先遣组两次集中考察和各国(国际组织)先遣人员自行考察共计44批350人次。与外方先遣组开展了认真细致的工作对接,针对外方提出的通信、食材、住宿、会外活动等各方面个性化需求,多次召集部门协调会,尽最大努力予以协调和解决。面对外方先遣组风格迥异的考察、询问和要求,接待团队的同志们热情耐心接待、有节有度答复,展示了开放、包容、负责任的大国形象。

  筹备工作时间短、任务重、压力大、要求高,为确保各项工作顺利开展,市政府外办建立了高效的集中办公制度、请示汇报制度、每日客情制度、每日例会制度等内部管理制度,并风雨无阻地坚持执行。会期20天前是接待工作最忙最紧张的时候,外宾的行程、航班和参会要求等信息接踵而至,接待人员每天都要处理不计其数的电话和邮件,及时收集客情信息,并汇总报送给相关领导、酒店、机场、会务、注册等工作部门,确保各相关方面都能及时掌握外宾的最新行程安排和需求,以便做好接待准备工作。

  上合峰会的礼宾接待工作得到了中外领导人、与会代表、媒体记者和国际社会的一致好评。